技術・人文知識・国際業務ビザの更新完全ガイド

企業担当者が押さえるべき手続きと審査のポイント

外国人社員を採用した後、多くの企業が意外と把握していないのが在留資格の更新手続きです。

「ビザはいつか自分で手続きするでしょ」と思っていたら、気づけば期限が2週間後——。そんな相談が、実際に私のもとにも届きます。

技術・人文知識・国際業務（以下、技人国）の在留資格は、付与される期間が1年・3年・5年のいずれかで、期間が来たら必ず更新申請が必要です。更新をしなければ、外国人社員はその日から就労できなくなります。

この記事では、企業の人事担当者が「何を・いつ・どのように」準備すべきかを、実務経験をもとに網羅的に解説します。

技術・人文知識・国際業務の在留資格について詳しくはこちら（技人国完全ガイド）

【筆者プロフィール詳細】

行政書士・第一種衛生管理者・EAPコンサルティング・ファイナンシャルプランニング技能検定3級

長年の総合人材サービス会社にて労働法令・労働市場・雇用関係に精通しており、行政書士としては申請取次士として、数多くの在留資格の申請に携わる。また、企業・団体などの外国人雇用に関する相談実績も多数。

技人国の更新申請とは

在留資格の更新は、正式には「在留期間更新許可申請」といいます。

現在の在留資格を変えるのではなく、引き続き同じ「技術・人文知識・国際業務」の資格で日本に在留することを認めてもらう手続きです。

重要なのは、更新は審査があるという点です。取得時と同様に、入管（出入国在留管理庁）が改めて要件を審査します。「前回許可されたから今回も大丈夫」とは限りません。

在留資格許可の「該当性・基準適合性・相当性」とは？（該当性・基準適合性・相当性）

更新申請ができる時期

在留期間満了日の3か月前から申請できます。

✅ 在留期間満了日が 2025年10月31日 の場合 → 2025年8月1日から申請可能

申請は早めが鉄則です。審査には通常2週間〜1か月程度かかりますが、審査が混み合う時期は2か月近くかかるケースもあります。

在留期間更新許可申請書のダウンロードはこちら出入国在留管理庁「在留期間の更新」申請書ダウンロードページ

「うっかり期限切れ」を防ぐ社内管理の仕組み

在留期間の管理は、企業の人事担当者が把握しておくべき義務的な業務です。外国人社員が複数いる場合は、Excelなどで一覧管理し、

期限の4か月前にアラートが入る仕組みを作っておくことをおすすめします（申請開始3か月前よりさらに1か月の余裕を持たせるため）。

特例期間とは？更新中に期限が切れても働ける？

申請中に在留期間の満了日を迎えた場合、特例期間として引き続き在留・就労が認められます。

項目	内容
特例期間	在留期間満了日から2か月間、または許可・不許可の結果が出るまでのいずれか短い方
就労の可否	特例期間中も通常どおり就労できます

ただし、申請をしていないと特例期間は発生しません。「期限が来てから慌てて申請」では手遅れになるため、早期の申請が不可欠です。

誰が申請するのか｜申請取次行政書士とは

更新申請は原則として本人申請ですが、以下の者が代理・取次申請できます。

申請者	備考
本人（外国人社員）	在留カードを持参して出頭
申請取次資格を持つ行政書士	本人の出頭が不要
弁護士	同上
雇用機関の職員（地位証明要）	研修が必要な場合あり

申請取次行政書士に依頼すると、外国人社員本人が入管に出頭する必要がなくなります。就業中の外国人社員にとっても、企業にとっても業務への影響を最小限に抑えられます。

必要書類一覧（在留期間更新許可申請用）

書類は大きく「申請人（外国人社員）が準備するもの」と「企業が準備するもの（カテゴリー別）」に分かれます。

■ 全カテゴリー共通（申請人本人）

No.	書類	備考
1	在留期間更新許可申請書	写真貼付（申請前6か月以内・縦4cm×横3cm）
2	写真（縦4cm×横3cm）	無帽・無背景・鮮明なもの。裏面に氏名記載
3	パスポート及び在留カード	提示のみ（原本）

■ カテゴリー1・2（追加書類）

No.	書類	備考
6	住民税の課税（または非課税）証明書及び納税証明書	1年間の総所得・納税状況が記載されたもの。市区町村発行

■ カテゴリー3・4（共通書類）

No.	書類	備考
7	活動内容等を明らかにする資料	労基法第15条に基づき労働者に交付される労働条件通知書等
8	登記事項証明書	—
9	事業内容を明らかにする資料	会社案内等（主要取引先・取引実績含む）
10	直近年度の決算文書の写し	新規事業の場合は事業計画書

■ カテゴリー4のみ（追加書類）

No.	書類	備考
11	源泉徴収票等法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする資料	給与支払事務所開設届書、直近3か月分の所得税徴収高計算書等

⚠️ 転職後の初回更新の場合　カテゴリー3・4の企業に転職後はじめて更新する場合は、上記書類に加えて追加資料が必要になります（カテゴリー3は一部省略可）。詳細は申請前に入管または行政書士にご確認ください。

派遣形態で就労する場合の追加書類（令和8年3月9日〜）

令和8年3月9日申請分から、派遣契約で就労する外国人の申請書類が変更になりました。全カテゴリー共通で以下が追加で必要になります。

書類	備考
申請人の派遣労働に関する誓約書（派遣元用）	参考様式あり
申請人の派遣労働に関する誓約書（派遣先用）	参考様式あり
労働条件通知書（雇用契約書）の写し	—
労働者派遣個別契約書の写し	—
派遣元管理台帳	更新申請から追加
派遣先管理台帳	更新申請から追加
就業状況報告書	更新申請から追加

🔴 重要：申請時点で派遣先が未確定の場合は、在留期間更新許可を受けることができません。必ず派遣先を確定させた上で申請してください。また、在留審査の際には派遣先に対しても業務内容・活動状況の確認が直接行われる場合があります。

出入国在留管理庁「派遣形態で就労する場合の取扱いについて」令和８年２月 出入国在留管理庁

カテゴリー制度とは？企業規模で書類が変わる

入管は申請企業を4つのカテゴリーに区分しており、カテゴリーが高い（1・2）ほど提出書類が少なくなります。

カテゴリー	対象企業	書類の量
カテゴリー1	上場企業・国や地方公共団体	最少
カテゴリー2	前年分の源泉徴収税額が1,000万円以上	少なめ
カテゴリー3	前年分の源泉徴収税額が1,000万円未満	標準
カテゴリー4	新設法人・決算未了など	多め

多くの中小企業はカテゴリー3に該当します。初めて手続きする場合は、どのカテゴリーに当たるかを事前に確認しておきましょう。

更新審査で入管が見ているポイント

更新審査の基本軸は、取得時と同様に「該当性・基準適合性・相当性」の3点です。更新ならではの確認事項も加わります。

業務内容の継続性（該当性）

「技人国で許可された業務を、実際に行っているか」が最初の確認ポイントです。営業・貿易・通訳系の職種では、次のような点が見られます。

• 営業職： 単純な肉体労働や製造補助になっていないか
• 貿易職： 書類作成・交渉・調整など「人文知識」の業務が主であるか
• 通訳・翻訳： 語学能力を活かした業務か、単なる接客補助になっていないか

更新時に職務内容が変わっていた場合は、必ず職務内容説明書を添付して変更の経緯と業務の専門性を説明することが重要です。

技人国で認められる業務内容の詳細はこちら（技人国完全ガイド）

給与の水準（基準適合性）

給与が日本人と同等以上であることが求められます。年収が著しく低い場合（目安として250万円未満）は審査が厳しくなることがあります。昇給・降給があった場合は、その理由が合理的であることを説明できるよう準備しておきましょう。

引き続き在留することの相当性

「相当性」とは、「在留期間の更新許可申請を行う際に、引き続き日本に在留することが適当であると認められる相当な理由があること」を指します。更新審査では、以下の4つの観点から総合的に判断されます。

【安定性】

申請者やその活動が、日本の社会や公共の利益に対して脅威とならないかという観点から判断されます。

企業側の実務ポイントとして、法令違反・不法就労・社会保険未加入などがあると、この安定性の観点で懸念を持たれます。コンプライアンス管理は更新審査と直結しています。

【継続性】

申請者が日本で現在の活動を安定して継続できるか、また今後もその活動を継続していく意思と能力があるかという観点から判断されます。

営業・貿易・通訳系の職種では、雇用契約の継続性・業務の安定した継続実績が評価されます。短期間での部署異動や職務内容の大幅な変更があった場合は、その経緯を書面で説明することが重要です。

【必要性】

申請者が引き続き日本に在留すること、または特定の在留資格を維持することについて、客観的に見て妥当な理由や合理性があるかという観点から判断されます。

「この外国人社員でなければならない理由」「会社にとって必要な人材であること」を雇用継続の理由として示せると、審査において説得力が増します。

【信憑性】

申請内容や提出された資料、申請者の主張が、どれだけ信頼でき、真実性があるかという観点から判断されます。

書類間の矛盾（在職証明書と給与明細の業務内容のズレ、雇用契約書と実態の乖離など）は信憑性を著しく損ないます。提出書類の内容が一貫していることが大前提です。

法令遵守の状況

在留資格審査における「相当性」の基本的な考え方はこちら該当性・基準適合性・相当性）

社会保険の未加入・税金の未納などが判明すると、更新に影響します。社会保険の適正加入と税務管理は更新審査に直結します。

注意すべきは「未納」だけではありません。期日通りに納付・支払いが行われていない場合も、審査上の消極的な判断材料となります。社会保険料・税金ともに、納付額だけでなく納付時期の適正さも確認されているという意識を持って管理することが重要です。

また、法令遵守は税務・社会保険にとどまりません。交通違反や罰金・執行猶予付き判決なども、相当性の「安定性」の観点から更新審査上のマイナス要素となります。申請人本人に前歴がある場合は、その内容・経緯・その後の状況を申請書や上申書で正直に説明することが、かえって信憑性の確保につながります。隠蔽や事実と異なる記載は、発覚した際に不許可・取消しのリスクを大幅に高めます。

なお、実刑で1年を超える懲役・禁錮に処せられた場合は、入管法第24条第4号リにより退去強制事由に該当します（執行猶予付き判決は除く）。この場合は更新申請以前に在留資格そのものを失う可能性があるため、採用・雇用継続の判断において企業側も注意が必要です。

出入国管理及び難民認定法 第24条（e-Gov法令検索）e-Gov法令検索「出入国管理及び難民認定法」

営業・貿易・通訳系に多い「更新NG」パターン

❌ パターン①：業務内容が実態と乖離している

採用当初は「海外営業」だったが、実態は国内ルート営業のみ・語学を使う機会がほぼないというケース。技人国の「国際業務」要件から外れてしまう可能性があります。

❌ パターン②：職位が下がっているのに説明がない

昇進どころか降格・部署異動があったのに、説明資料がない。入管には「何かあったのでは」と疑念を持たれます。

❌ パターン③：会社の規模感と給与が合っていない

従業員数十名の会社で、外国人社員の給与だけ飛び抜けて高い、あるいは低い。バランスが悪いと審査官が気にします。

❌ パターン④：在職証明書と実際の業務がズレている

在職証明書に書いた業務と、源泉徴収票や雇用保険の記録が整合していない。書類の矛盾は即、追加資料の求めにつながります。

書類を整えて逆転許可を取得した実例はこちら(技人国逆転許可事例）

更新申請の流れ（ステップ別）

STEP	内容	目安時期
STEP 1	在留期間の確認	満了日の4か月前
STEP 2	書類の準備（申請人・企業それぞれ）	満了日の3〜4か月前
STEP 3	申請書の作成・チェック	満了日の3か月前
STEP 4	申請（入管窓口 または 行政書士による取次）	満了日の3か月前
STEP 5	審査（2週間〜1か月程度）	—
STEP 6	ハガキ受領	審査完了後
STEP 7	入管に出頭して新しい在留カードを受領	ハガキ受領後

許可後にやるべきこと

• 在留カードの更新：新しい在留カードを必ず受け取ってください
• 次回更新時期の記録：社内管理表に新しい期限を登録する
• 住所変更がある場合：在留カードの住所変更届出（市区町村）

まとめ｜更新こそ「継続して外国人社員が活躍できる土台」

技人国の更新申請は、書類の数は多いですが、適切に準備すれば着実に許可を得られる手続きです。

ただし、業務内容の変化・給与水準・企業の状況によっては、一手間加えた対応が必要になるケースも少なくありません。

「うちは標準的なケースだと思うけど、念のため確認したい」というご相談も大歓迎です。当事務所では、申請取次行政書士として企業の人事担当者をサポートしています。

📩 まずは無料相談から　技人国の更新手続きについて、ご不明点やご不安がある方はお気軽にご相談ください。

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